Så kan upphandlingarna bli bättre

Varje upphandling ska ses som en möjlighet att förbättra nästa. Målbilden bör vara att alla aktörer strävar framåt mot ett gemensamt mål: ökad konkurrens, rättvisa villkor och en väl använd köpkraft från det allmännas kassa. Frågan är - hur når vi bäst dit?

I upphandlingsrådet arbetar vi löpande för att förbättra offentliga upphandlingar i Norrbotten. Vi består av privata och offentliga aktörer som kontinuerligt möts för att diskutera aktuella frågor kopplade till upphandlingsförfaranden. Målet är att upphandlingarna i norr ska få högre kvalitet, mindre godtycklighet, mindre prisfixering samt enklare och tydligare krav. På så sätt främjas ökad dialog, ökad konkurrens och bättre ekonomi. Vi ser ett antal områden där små förändringar i enskilda aktörers arbete kan förbättra upphandlingar i stort:

Uppföljning

Beställaren måste ta vara på sina erfarenheter, mäta och följa upp såväl sin egen verksamhet som avtalen med sina leverantörer. Exempel på frågor som bör ställas är hur tillgänglighet, leveransprecision och andra liknande praktiska moment har fungerat.  

Bristande uppföljning kan leda till att varukorgar i upphandlingar innehåller fel produkter, felaktiga volymer, felaktig viktning eller andra kostsamma brister. Genom uppföljning av tidigare köp kan man förhoppningsvis skapa en varukorg med relevanta produkter eller tjänster, samt viktning som kan användas för utvärdering i en ny och förbättrad upphandling.

Syftet är i slutändan att kunna genomföra förbättringar inför nästa upphandling och på så sätt skapa de bästa förutsättningarna för både beställare och leverantörer. 

Att agera efter en upphandling

Att delta i en upphandling är både tidskrävande och komplext. Oavsett om ert företag vann kontraktet eller inte, kan arbetet med att förbättra möjligheterna vid nästa upphandling ta sin början redan i anslutning till den avslutade upphandlingen.

Ett konkret förslag till företag: Boka in ett möte med upphandlaren och fråga vad i ert anbud som skulle kunna göras annorlunda nästa gång. Vilka trender finns hos beställaren och inom branschen avseende exempelvis hållbarhet? Analysen av dessa frågor kan medföra att ni ser ett behov av att ta fram nödvändiga strategiska dokument, genomföra certifieringar, höja kompetensen inom företaget eller ta in nya varugrupper i sortimentet inför nästa upphandling.

Dialog

En löpande och nära dialog mellan upphandlare, leverantörer och potentiella anbudsgivare är ett viktigt instrument för att förädla upphandlingarna och se till att seriösa och långsiktiga företag vågar, och faktiskt lägger energi och tid på, att konkurrera vid offentliga upphandlingar. En dialog med både vinnande anbudsgivare och de som inte gick vidare i processen kan synliggöra områden med förbättringspotential, vilket sannolikt leder till ökad konkurrens vid nästa upphandling.

Slutligen, en positiv spaning. Intresset för att lämna anbud i offentliga upphandlingar ökar så sakteliga; från 4,1 anbudsgivare per upphandling under 2017, till 4,3 för 2018 och 4,5 för 2019. Ett ökat antal anbudsgivare leder generellt till både bättre och mer effektivt upphandlade kontrakt. 

Med detta vill vi få Norrbotten att ta sats och våga ta ännu ett steg mot fler lyckade upphandlade affärer!

Magnus Ericsson, ordförande Norrbottens upphandlingsråd

Om Norrbottens upphandlingsråd:

Norrbottens upphandlingsråd är en sammanslutning av aktörer från näringsliv och offentlig sektor, som samverkar för att främja och utveckla parters agerande i offentlig upphandling. Målsättningen är att öka och förbättra kompetensen hos alla inblandade parter och att bidra till en utökad dialog mellan anbudsgivare och upphandlande enhet, vilket sker bland annat genom utbildningar och seminarier.  Norrbottens Upphandlingsråd grundades 2008.

Rådets ledamöter:

Magnus Ericsson, ordförande, advokat och delägare i Advokatbyrån Kaiding

Theresa Hägglund, enhetschef Inköp Nord, Trafikverket

Josefine Wihlzon, inköpschef, Luleå kommun

Susanne Liminga, upphandlingschef, Luleå Tekniska Universitet

Maine Granström, vd, NEX Travel

Joel Bergström, upphandlingsjurist, Region Norrbotten

Mattias Lindström, vd, Skylite

Robert Eriksson, divisionschef-entreprenad, BDX Företagen AB

Lars Andersson, divisionschef VA & Mark, Ahlsell

Patric Jonsson, inköpschef, Piteå Kommunföretag (PIKAB)

Jonas Sjöberg, avdelningschef geoteknik och berg, Tyréns AB

Linda Nilsson, vd, Norrbottens Handelskammare